Blogi

Miksi tarvitsemme ennakointi- ja muutoskyvykkyyttä?

Kaikki virtaa, mikään ei pysy paikallaan.
 – Herakleitos

Jo Antiikin kreikkalainen filosofi Herakleitos käsitti, että muutokset ovat jatkuvia. Nykyhetkessä jatkuvat muutokset ovat tulleet yhä kouriintuntuvammin näkyväksi ihmisten elämässä. Ajat ovat toiset kuin vielä muutama vuosikymmen sitten. Moni meistä näyttää ymmärtävän, että elämme kiihtyvien muutosten, lisääntyvän kompleksisuuden, epävakauden, epävarmuuden ja monitulkintaisuuden aikakautta. Tässä asiassa ihmisten arkikokemus ja muutosilmiö nimeltään VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, and Ambiguous) ovat yhtä.

Kysymys kuuluu, miten meidän tulisi muuttaa toimintaamme vastamaan muutoksiin. Ennen kuin hahmottelen vastausta tähän kysymykseen, nostan esiin toisen muutosilmiön, joka entisestään lisää vaikeuskerrointa. Ilmiön nimi on MONUMENTTI.

Arkikokemuksemme kertoo myös, että organisaatioista on monin paikoin tulossa kompleksisia systeemisiä kokonaisuuksia, jäykkiä ja hidasliikkeisiä monumentteja. Monumenteiksi muuttuneiden organisaatioiden uhkana on hidas halvaantuminen. Syynä ovat laatu- ja tietojärjestelmät, standardit, sääntely, hierarkkisuus, byrokratia, kontrolli, mittaaminen, raportointi, sopimukset, toimintaa tiukasti määrittelevät budjetit, osaoptimointi, samat vanhat toimintatavat ja toimialan käytännöt, ammattikulttuurit, lait ja sääntely. Organisaatio on oikeastaan takalukossa. Tällaista kokonaisuutta voi kyllä kehittää siellä täällä hiukan säätäen, mutta ei toimintaympäristön muutokset proaktiivisesti huomioiden, ketterästi, nopeasti ja joustavasti.

Monumentiksi muovautuneessa organisaatiossa toiminta on hierarkkista, siiloutunutta, jäykkää, ja prosessit ovat pitkiä. Toiminnan keskiössä saattavat olla hallinto ja pyrkimys kontrolliin, eivät niinkään asiakkaat, palvelun käyttäjät tai luova kehittäminen. Päätöksentekijät voivat myös olla menneen menestyksen sokaisemia. Entistä useammin se mikä toimi ennen, ei toimi enää.

VUCA ja MONUMENTTI yhdessä ovat lähes mahdoton kokonaisuus. Kuvitelkaamme tilannetta, jossa meillä on samaan aikaan kiihtyvät muutokset ja lisääntyvä kompleksisuus ja toisaalta monumenteiksi muuttuneet organisaatiot, jotka eivät ole ennakointi- ja muutoskyvykkäitä. Tunnetuimpia esimerkkejä nopeasta menetetystä asemastaan markkinoilla ovat KODAK ja Nokia.

Nopeutuvien muutosten keskellä nimenomaan ennakointi-ja muutoskyvykkyys nousevat tärkeiksi menestystekijöiksi. Ennakointikyvykkyys on parhaimmillaan silloin, kun tulevaisuuden ennakointi systeemisesti ja systemaattisesti on kytketty kaikkeen suunnitteluun, toimintaan ja päätöksentekoon. Mitä tahansa suunniteltavaa tai päätettävää peilataan suhteessa toimintaympäristön muutoksiin yhdessä ja yhteistyössä.

Ennakointikyvykkäässä organisaatiossa ei tarvitse hötkyillä eikä juosta päättömästi jokaisen uuden tuulenvireen perässä. Jos yhteistä ymmärrystä on organisaatiossa lisätty jatkuvalla tulevaisuuden ennakoinnilla, myös turvallisuuden tunne lisääntyy. Muutokset on tällöin yhdessä käsitelty, keskusteltu ja ymmärretty, ja uusien muutosten ilmaantuessa ne käydään taas proaktiivisesti ja dialogisesti läpi kaikkien kanssa. Olennaista on kyetä näkemään kaikissa tilanteissa vaihtoehdot.

Muutoskyvykkyys taas syntyy kyvystä proaktiivisesti ottaa tunnistetut ja analysoidut muutokset huomioon toiminnassaan.

Ennakointi- ja muutoskyvykkyys vaatii
– jatkuvaa tulevaisuuden ennakointia, yhteisen ymmärryksen kehittämistä (raporttimuotoinen, harvoin tehtävä ennakointi ei enää riitä)
– kompleksisuuden ja monitulkintaisuuden ymmärtämistä, asiat ovat entistä useammin sekä-että, ei joko-tai
– jatkuvien muutosten ja keskeneräisyyden hyväksymistä
– nopeutta, joustavuutta ja ketteryyttä
– tulevaisuuden yhteistä luomista, ennakoinnin rinnalla
– osaamisperusteista, itseorganisoituvaa työtä (siellä, missä mahdollista)
 – monisuuntaista dialogia, jatkuvaa ja siilorajat ylittävää yhteissuunnittelua
– Ihmisten laajaa osallisuutta (johto, työntekijät, asiakkaat, loppukäyttäjät ja yhteistyökumppanit)
– avoimuutta ja läpinäkyvyyttä
– organisaation ymmärtämistä jatkuvasti muuttuvana organismina, ei mekanistisena koneena
– jatkuvia, rohkeita kokeiluja, luovaa heittäytymistä osana muuta kehittämistä
– merkityksellistä työtä, yhdessä ja yhteistyössä
– eettisesti ja ekologisesti kestävää kehittämistä.

Yllä oleva lista antaa osviittaa, mutta ei vielä kerro konkreettisesti mitä pitäisi tehdä. Nykyään vaikkapa sairaaloissa ja armeijoilla on tilannehuoneita tai virtuaalisia tiloja, joissa voidaan yhdessä hahmottaa kaikkia liikkuvia osia kerrallaan. Nämä tilat on tarkoitettu hätätilanteisiin, mutta ennakoin, että sen kaltaisesta tekemisestä tulee entistä enemmän valtavirtaa. Voidakseen olla ennakointi- ja muutoskyvykäs on jatkuvasti hahmotettava missä mennään ja samalla osattava toimia joustavasti ja ketterästi. Tärkeimmiksi osaamisiksi nousevat oppimaan oppiminen, jatkuva priorisointi ja tilannetietoinen yhteissuunnittelu.

Tässä ajassa ihmisillä näyttää olevan suuri tarve merkitykselliseen tekemiseen yhdessä. Siksi on aivan erityisen tärkeää pyrkiä yhdessä ymmärtämään muutoksia. Radikaaleimmillaan ennakointi- ja muutoskyvykkyys tarkoittaakin sitä, että prosessien tilalle laitetaan ihmiset. Tällöin emergentisti esiin nousevaan voidaan vastata tilannetietoisesti ja herkästi, yhdessä ja yhteistyössä. Tämä vaatii valmentautumista joustavaan ja ketterään yhdessä tekemiseen, samalla kuitenkin muistaen, että pääosaan nousevat ihmiset itse. Tällöin ihmisten hyvinvointiin ja merkitykselliseen (yhteis)työhön ja dynaamiseen osaamisen kehittämiseen panostaminen on paras investointi. Samalla ymmärretään, että kiire on ehtimisen vihollinen.

Jari Koskinen



Jari Koskinen on muutosten fasilitoija sekä yhteissuunnittelun asiantuntija. Hän on työskennellyt pitkään tulevaisuuden ennakointia ja yhteissuunnittelua yhdistävien projektien parissa.


Ennakointi- ja muutoskyvykkyys on teema, jota Jari Koskinen ja Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen tutkimusjohtaja Jari Kaivo-oja ovat yhdessä kehittäneet viime vuodet.